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Schritt für Schritt zur Digitalisierung

Mutig sein, starten und profitieren!

04. Juli 2022 |  Allgeier inovar

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Die Digitalisierung birgt viele Chancen und Potenziale für Unternehmen. Doch nicht überall wird sie gut aufgenommen. Denn oftmals wird Digitalisierung auch mit Unübersichtlichkeit und Angst verbunden, da es nicht vorhersehbar ist, wie sich neue Trends und Technologien im Unternehmen verhalten werden. Auch die Unsicherheit, ob die Digitalisierung wirklich die Mehrwerte für das Unternehmen liefert, von denen alle reden, ist groß. Warum Sie sich davon nicht entmutigen lassen sollten und wie Sie einen klaren Kopf während des Projektes behalten, haben wir mit unseren Kollegen Elias und Hendrik besprochen, die schon seit vielen Jahren Digitalisierungsprozesse erfolgreich begleiten. 

Hendrik, welche Chancen und Potenziale bringt Digitalisierung den Unternehmen?

Als erstes ist sicherlich die Effizienzsteigerung zu nennen. Ob es das Suchen von Dokumenten ist, die Zusammenarbeit mit Kollegen oder die Kommunikation mit dem Kunden – all das bietet viel Raum für Effizienzsteigerung und spart durch die Digitalisierung viel Zeit. Der Einsatz einer Digitalisierungsplattform ermöglicht mobilen Zugang immer, von überall und von jedem Endgerät. Die globale Vernetzung gestattet die unkomplizierte Kommunikation und den Austausch von Dokumenten mit den Kollegen weltweit und gleichzeitig jederzeit einen Überblick zu haben.

Führt das zu mehr Komfort, Elias?

Ja, unbedingt! Nicht nur die Kundenzufriedenheit wird gesteigert, indem beispielsweise die Kommunikation schneller und einfacher ist. Auch die optimierten internen Abläufe führen zu mehr Komfort und Zufriedenheit für die Mitarbeiter. Denn die Digitalisierung ermöglicht Unternehmen wieder Zeit in die Optimierung von Produkten, Innovationen und somit auch Umsatzsteigerung zu stecken. Mitarbeiter können wieder da eingesetzt werden, wo sie eigenverantwortlich und kreativ was leisten können, statt administrative Aufgaben abzuarbeiten.

Wie können Unternehmen die Digitalisierung praktisch angehen?

Konsequent bleiben!

Unternehmen sollten die vorhandene Softwarelösung bzw. die richtige Softwarelösung einführen und sich so konsequent an die Digitalisierung gewöhnen und die analoge Welt verabschieden.

Übersicht behalten!

Durch ein zentrales Dashboard sollten die Verantwortlichen probieren, alle Prozesse und Dokumente auf einen Blick zu verwalten.

Produktivität steigern!

Dokumente werden automatisiert erstellt, gehen automatisch in die Freigabeschleife und werden dann automatisiert an den Empfänger versandt. In der digitalen Welt werden alle Beteiligten informiert. Man ist so schneller, man hat das Dokument nur an einem Ablageort und kann den gesamten Vorgang protokolliert nachverfolgen.

Auch die Suche wird durch die Digitalisierung wesentlich vereinfacht und beschleunigt. Denn mit einer Volltextsuche werden Ergebnisse innerhalb weniger Sekunden dargestellt und Suchanfragen farblich gekennzeichnet. Dabei werden die Indexdaten durchsucht, die bei der Dokumentenablage mit eingegeben werden. Aber auch die gesamten Inhalte: Es läuft ein OCR (*Texterkennung) durch jedes Dokument, das im System landet und macht es damit durchsuchbar.

Vorausgesetzt die Mitarbeitenden wurden von ihren Führungskräften mitgenommen und für den digitalen Wandel begeistert, verbessert Digitalisierung natürlich auch das Miteinander und die Teamarbeit: Durch die digitalen Prozesse wird Teamarbeit nicht nur beschleunigt, sie wird auch vereinfacht und teamfördernder gestaltet. Denn in der digitalen Welt beispielsweise können Teams gleichzeitig an Dokumenten von unterschiedlichen Endgeräten arbeiten.

Könnt Ihr die Schritte zusammenfassen, die Unternehmen berücksichtigen sollten, sobald sie sich für die Digitalisierung der Prozesse entschieden haben?

Einem erfolgreichen Projekt geht eine sorgfältige und gute Planung voraus. Es gibt viele Dinge, die vor Projektstart beachtet werden müssen. Hierzu gehört unter anderem die Integration der Mitarbeiter in das Projekt, die Vernetzung von Systemen bzw. der entsprechenden Schnittstellen und die Zusammenarbeit mit einem verlässlichen Partner.

Als nächstes sollte der IST-Zustand aufgenommen, die aktuellen analogen Prozesse mit analysiert werden und in die digitale Welt übertragen werden. Achtung, hier haben Unternehmen die Chance Prozesse zu optimieren und zu schärfen. Damit das erfolgreich angegangen werden kann, müssen die entsprechenden Ressourcen bereitgehalten werden. Hier sind nicht nur die Mitarbeitenden gemeint, sondern auch Hardware wie bspw. Server.

Der nächste Schritt definiert nochmal detailliert die Wünsche und Ziele. Hier empfiehlt es sich auf vorhandene Templates von Lösungspaketen zurückzugreifen, so dass man nicht auf der grünen Wiese starten muss. Damit diese Ziele erreicht werden, lohnt es sich einen Zeit-Horizont festzulegen.

Vielen Dank für den spannenden Einblick. Zusammenfassend empfiehlt es sich, die Digitalisierung Schritt für Schritt anzugehen umso die Komplexität für das eigene Digitalisierungsprojekt zu reduzieren. Denken Sie an die Kommunikation – nicht nur unter den Mitarbeitenden, sondern lassen Sie auch die Systeme smart miteinander kommunizieren.

 
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