Klare Definition von Projektumfang und Zielen

Bevor das Projekt startet, ist es wichtig, dass Kunde und Dienstleister den Projektrahmen gezielt definieren und abstimmen. Für den Kunden muss ersichtlich sein, welchen Benefit das Projekt für sein Unternehmen liefert, damit die Erwartungshaltung nach der Fertigstellung auch erfüllt werden kann. Besonders messbare Ziele, wie z. B. Zeitersparnis, sind greifbar und bieten sich hier an. Hilfreich ist außerdem die Festlegung von Verfahren zur Lösung von Problemen während des Prozesses, sodass Laufzeit und Kosten des Projekts nicht unnötig überschritten werden.
 

Zusammenstellung des Projektteams

Die Auswahl der Mitarbeitenden für das Projektteam sollte gut überlegt und durchdacht sein. Im Idealfall fällt die Wahl auf engagierte Mitarbeitende, die über den Tellerrand hinausschauen und sich in die Abläufe und Bedürfnisse anderer Abteilungen und Kollegen hineinversetzen können. Auf beiden Seiten sollte entsprechendes Fachwissen in den Teams als Voraussetzung gesehen werden. Außerdem sind für das Projektteam Teamplayer gefragt, die die Fähigkeit besitzen, gemeinsam Entscheidungen zu treffen.
 

Kontinuität in der Projektorganisation

Eine gute Projektorganisation setzt voraus, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Kennt jeder seine Aufgabe genau, können Prozesse vereinheitlicht werden, sodass die Erfolgschancen steigen. Werden während des Projekts Verantwortliche ausgetauscht, führt dies oft zu Rückschlägen und damit zu Zeitverlusten, da sich das Team neu finden muss und bisherige Lerneffekte möglicherweise wiederholt werden müssen.

Auch die Unterstützung der Geschäftsleitung spielt in der Organisation eine tragende Rolle: Steht die Führungsebene voll hinter der Umsetzung, verleiht dies dem Projekt eine gewisse Dringlichkeit und hält den Projektverantwortlichen den Rücken frei. Ist das nicht der Fall, sind Konflikte und Zeitverluste nahezu absehbar.
 

Vorarbeit für die Datenmigration

Wird ein vorhandenes ERP-System abgelöst, ist die Datenübernahme in das neue System unbedingt zu berücksichtigen. Dabei sollten die Stammdaten vor der Übertragung zunächst bereinigt werden, sodass am Ende nur notwendige Daten im neuen System platziert sind. Für die Datenmigration muss die Struktur des neuen ERPs genau beachtet werden, um Problematiken bei der Überführung zu vermeiden.
 

Realistische Testszenarien

Vor der Live-Schaltung des Systems lautet das Motto: testen, testen, testen. Dabei werden die besten Ergebnisse erzielt, indem realistische Geschäftsszenarien von Anfang bis Ende durchgespielt werden, beispielsweise von der Bestellung über die Logistik bis hin zur Auslieferung eines Produkts. So können mögliche Fehlerquellen oder Probleme bestens entdeckt und entsprechend korrigiert werden.
 

Mitarbeiterschulungen

Größtenteils sind abzulösende ERP-Systeme jahrelang, teilweise Jahrzehnte, im Einsatz. Dementsprechend sind bisherige Prozesse und Anwendungen von den Mitarbeitenden über einen langen Zeitraum gelernt. Das neue ERP wird mit hoher Wahrscheinlichkeit anders aufgebaut und strukturiert sein – entsprechend sind intensive Schulungen der Belegschaft notwendig für den nachhaltigen Erfolg.

Idealerweise gehören solche Schulungen zum Gesamtpaket und werden vom ERP-Anbieter mit den Prozessverantwortlichen durchgeführt, die im Nachgang Ihre Abteilungen entsprechend schulen und mit dem neuen System vertraut machen können. Dabei ist zu beachten, dass die Prozesse unternehmensweit definiert sind und alle Beteiligten dazu abgeholt werden.

Einen zusätzlichen Nutzen haben die Mitarbeitenden durch zur Verfügung gestellte Anleitungen, die sowohl die betrieblichen als auch die softwareseitigen Bedingungen aufzeigen und erklären. Dadurch besteht die Möglichkeit, auch im Nachgang alle Prozesse Schritt für Schritt erneut nachsehen zu können. Da eine Intensivschulung zwar hilft, aber dennoch im Nachhinein Fragen aufkommen können, ist es sinnvoll einen ERP-Anbieter zu wählen, der beispielsweise ein Schulungsportal zur kontinuierlichen und nachhaltigen Weiterbildung der Anwender zur Verfügung stellt.
 

Übergabe und Betreuung nach Live-Schaltung

Das System geht live, das Projekt ist erfolgreich umgesetzt. An diesem Punkt sollte die Zusammenarbeit aber keinesfalls enden. Der Dienstleister übergibt zwar die Verantwortung für das System final an den Kunden, wichtig ist aber auch die Betreuung und Unterstützung nach dem Live-Gang. Das gilt als entscheidender Faktor und wird häufig vernachlässigt – und kann dadurch ein eigentlich erfolgreich umgesetztes Projekt in ein schlechtes Licht rücken.