Verschiedene Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen in Deutschland zwischen 25 und 30 Prozent der Arbeitszeit für unproduktive administrative Aufgaben verschwenden. Dabei gibt es dank der Digitalisierung zahlreiche kosteneffiziente Lösungen, die zur Automatisierung von Geschäftsprozessen führen.

Zum Thema Automatisierung sprachen wir mit Sebastian Hegner, Geschäftsführung Allgeier Inovar.

Meist hängt dies mit Vorurteilen und Ängsten der Mitarbeiter zusammen. In vielen Fällen dominiert bei ihnen die Angst, Kontrolle und Transparenz bei wichtigen Entscheidungen zu verlieren. Ein Stück weit ist das verständlich: Menschen lieben Gewohnheit und möchten an funktionierenden Vorgängen und Prozesse nichts ändern. Gleichzeitig ist auf der Geschäftsführungsebene, besonders im Mittelstand, zu hören, dass nicht die Prozesse, sondern motivierte, kompetente Mitarbeiter den Unterschied machen. Das ist nur ein Stück weit richtig, Stichwort Skalierbarkeit. Wächst das Geschäft, sind weitere Fachkräfte von Nöten, die aber oft nur schwer oder zum Teil sogar gar nicht zu finden sind. Hier entsteht eine Art Vakuum. Eine Alternative zu den Fachkräften sind gut automatisierte und digitalisierte Geschäftsprozesse, die einfach skalierbar sind.

Hinzu kommt, dass Geschäftsprozesse und Applikationen oft nicht im richtigen Zusammenhang gesehen werden. Aussagen wir „Wir haben ein ERP, CRM, PLM, da sind unsere Geschäftsprozesse enthalten. Dann benötigen wir keine zusätzliche Business Process Management Suite“, sind hierzu häufig zu hören. Doch diese Annahme ist gefährlich, denn so werden Geschäftsprozesse mit Fragmenten gleichgesetzt. Geschäftsprozesse müssen End-to-End gesehen werden, zum Beispiel Order-to-Cash. Hier geht es darum, agile Teilprozesse zu automatisieren und als ein Ganzes maximal digitalisiert umzusetzen.

Ganz entscheidende: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen soll die tägliche Arbeit von Unternehmen erleichtern, indem sie eine möglichst breite Palette sich wiederholender Tätigkeiten und Aufgaben automatisiert, die bisher von Menschen ausgeführt wurden. Am Ende stehen niedrigere Kosten sowie höhere Produktivität und Effizienz.

Wichtig in diesem Zusammenhang: Wir befinden uns in einem permanenten Wandel des persönlichen wie unternehmerischen Handelns. Produkte und Services unterliegen einer neuen, bisher unbekannten Geschwindigkeit der Veränderung. Ebenso erleben wir stetig steigende Kundenanforderungen, andauernd entstehen neue Wettbewerber. Wer als Unternehmen nicht abgehängt werden will, muss seine Prozesse skalierbar gestalten, also digital und agil automatisiert. Noch klarer: Nur wer es schafft, bei wenig Zeit und immer komplexeren Anwendungen, Plattformen für die intelligente Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen in die Business- und IT-Landschaft zu integrieren, hat eine Chance, auch in Zukunft am Markt bestehen zu können.

Ja, durchaus, insbesondere im Mittelstand. Hier ist die Softwarelandschaft häufig historisch gewachsen und durch dezentrale Entscheidungen für unterschiedliche Systeme sowie durch Eigenentwicklungen oder auch Fusionen heterogen geprägt. So sind in verschiedenen Unternehmensbereichen häufig ERP- oder CRM- Systeme unterschiedlicher Anbieter oder auf Basis veralteter Release-Stände im Einsatz. Gerade in dieser Lage sollten sich Unternehmen aufgrund der allgegenwärtigen Faktoren – Kosten, Zeit, Veränderungsgeschwindigkeit und Komplexität – intensiv mit der intelligenten Automatisierung ihrer Prozesse auseinandersetzen.

Regelmäßig erleben wir ein fehlendes Gesamtkonzept: Wer ein bisschen hier und ein bisschen da automatisiert, der schließt lediglich Lücken. Robotic Process Automation ist derzeit eine Technologie, die dafür zum Einsatz kommt. Aber langfristig ist dies keine Lösung. Effektiver ist stattdessen ein durchdachtes Digitalisierungs- und Automatisierungs-Konzept. Zu Beginn sollte stets eine Analyse und eine Definition von Zielen stehen und darauf aufbauend eine Strategie entwickelt werden, aus der ein konkreter Zeit- und Maßnahmenplan erarbeitet wird. Erst danach sollte mit der Umsetzung begonnen werden.

Bei der Umsetzung ist darauf zu achten, dass Fachabteilungen und IT kontinuierlich Hand in Hand arbeiten und Methoden beziehungsweise Tools zum Einsatz kommen, die dies sicherstellen. Wichtig ist, dass die Komplexität von Prozessen jederzeit transparent gemacht wird, zum Beispiel durch einen subjektorientierten Ansatz, und somit Prozesse, besonders von der Fachabteilung, wirklich verstanden und sinnvoll optimiert werden können. Auf komplexe Spezifikationen mit langen Erstellungszeiten sollten Unternehmen verzichten. Stattdessen geht es darum, Fachabteilungen in der Implementierungs-Phase und Codierung von Prozessen so mit einzubinden, dass beim Go-Live keine Änderungswünsche mehr bestehen.

Ich würde hier keine Einschränkungen machen. Ausgehend von Schlüsselprozessen wie beispielsweise der elektronischen Rechnungsverarbeitung kann Automatisierung quasi überall für sofort messbare Erfolge sorgen. Für jeden Bereich oder jede Branche ist es dabei von zentraler Bedeutung, den Kunden im Auge zu behalten. Nur wenn die Automatisierung seine Zufriedenheit erhöht, ist sie wirklich erfolgreich. Dass dabei die Effizienz für das Unternehmen nicht zu kurz kommen darf, ist ein zweiter, wesentlicher Aspekt.

Eine gewisse Sorge der Mitarbeiter ist wie angedeutet verständlich, aber die Angst, den Arbeitsplatz zu verlieren, ist unbegründet. Durch die Automatisierung wird zukünftig noch mehr Wert auf Qualität statt Quantität liegen. Hieraus ergibt sich für Mitarbeiter oft ein anderes Aufgabengebiet. Von zentraler Bedeutung ist es, bei der Automatisierung ein Umdenken bei der Belegschaft zu erwirken. Der wichtigste Aspekt ist es, Betroffene zu Beteiligten zu machen, sie also aktiv den Change mitgestalten zu lassen. Dazu müssen Unternehmen passende Methoden und Tools einsetzen, die die Mitarbeiter auf Augenhöhe in die Veränderungsvorgänge einbinden.

Zum Automatisierungskonzept gehört auf jeden Fall auch eine IT-Security-Strategie. Automatisierte Prozesse müssen je nach Sicherheitsrelevanz gegen unbefugten Zugriff oder auch unberechtigtes Mitlesen durch Hacker geschützt werden. Denn eins ist klar: Durch die Digitalisierung ergeben sich neue Angriffsflächen für Cyberkriminelle. Zur Abwehr stehen heute diverse ausgereifte Verfahren und Tools zur Verfügung.

Das Thema Künstliche Intelligenz sollte jedes Unternehmen auf dem Radar haben. Denn eine intelligente Prozessautomatisierung ist im Rahmen einer ergebnisorientierten KI-Implementierung in der Zukunft aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Machine Learning ist ein wesentlicher Faktor, um Entscheidungen in Prozessen intelligent zu automatisieren und nur noch schwierige Sonderfälle von Mitarbeitern entscheiden zu lassen. Auch ergebnisorientierte Kommunikation ist ein Trend, der sich im Bereich BPM ausbreitet. Damit verliert die starre, auf Effizienz ausgerichtete Automatisierung weiter an Boden. Agilität wird immer wichtiger und die sozusagen neue Kunst im BPM ist es, die Kommunikation aller am Prozess beteiligten Mitarbeiter und Systeme so zu steuern, dass stets das individuelle optimale Ergebnis geliefert wird. Ansätze, die sich auf die Kommunikation in Prozessen fokussieren, wie etwa subjektorientiertes BPM, verfügen über das höchste Potenzial, im Bereich Digitalisierung und Automatisierung das Rennen zu machen.