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Prozessdigitaliserung im Personalwesen

Digitalisierung der HR-Prozesse – kein Trend, sondern Realität

24. Mai 2022 |  Allgeier inovar

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Interviewpartner Hendrik


Vom Recruiting bis zum Offboarding: Das Personalmanagement besteht aus vielen unterschiedlichen Prozessen, die es für die HR-Abteilung zu bewältigen gilt. Bei manueller Bearbeitung der anfallenden Aufgaben fehlt allerdings oft der Gesamtüberblick oder die Nachvollziehbarkeit mancher Bearbeitungsschritte. Zudem ist gerade im Personalwesen das Thema Datenschutz mit höchster Priorität zu behandeln.

Doch wie lassen sich die Prozesse im Personalmanagement effizient und transparent gestalten und wie kann dabei die Sicherheit im Sinne des Datenschutzes automatisiert mit einbezogen werden? Das Stichwort lautet hier: Digitalisierung der HR-Prozesse.

Wir haben mit Hendrik Hachmann, Account Manager bei Allgeier inovar, zu diesem Thema gesprochen und einige spannende Erkenntnisse zur Prozessdigitalisierung im Bereich HR gewonnen.

Jeder einzelne Personalprozess ist im Normalfall sehr zeitaufwendig. Mehrere Abteilungen und Mitarbeitende sind beteiligt, Dokumente gehen in Papierform raus, kurz: viele Unternehmen hängen immer noch hinterher, wenn es um das Thema Digitalisierung von Prozessen geht. Woran liegt das?

 

Das liegt zum einen daran, dass oftmals Standards in Unternehmen fehlen und die HR-Prozesse per Hands-On Mentalität umgesetzt werden. Doch das kostet Geld. Unternehmen, die ihre Personalabläufe bereits digitalisiert haben, verarbeiten Bewerberdokumente effizienter und stellen teilweise doppelt so viele Mitarbeiter ein. Ein Beispiel: Ein Einstellungsprozess hat bis zur Einstellung circa 20 Stunden gedauert. Durch die Prozessautomatisierung sparen Unternehmen bis zu 70 % der Zeit ein.


In vielen Unternehmen ist Homeoffice zum Alltag geworden. Hat das Einfluss auf die Digitalisierung der HR-Prozesse?

 

Ja natürlich, denn das dezentrale und mobile Arbeiten fordert die Personalabteilung besonders heraus. Es müssen Voraussetzungen für gute Personalführung geschaffen werden, Feedback und Abstimmungen müssen heute noch enger gehalten und Kollegen zusammengebracht werden. Das heißt, ein Großteil der HR-Verantwortlichen hat nicht die Kompetenzen, die für die digitale Zukunft notwendig wären. Denn Personaler sind es gewohnt bis zu 39 % ihrer Arbeitszeit für administrative Aufgaben aufzubringen. Das ändert sich: Unternehmen sollten daher nicht nur die Prozesse überdenken, sondern auch ihr Personal schulen und auf die Digitalisierung vorbereiten.

Wo kann und muss die Prozessdigitalisierung denn bereits ansetzen?

 

Bereits der Recruitingprozess umfasst viele Dokumente, die bei einer Prozessautomatisierung direkt abgegriffen werden. Das Dokument wird abgelegt, der Workflow angestoßen und die entsprechenden Entscheidungen können direkt getroffen werden. Durch das Vorlagenmanagement wird zusätzlich die Fehlerquote bis zu 50 % verringert, da E-Mails und Dokumente vollständig automatisiert generiert werden.


Wie geht es dann weiter?

 

Wenn ein passender Bewerber gefunden wurde, startet der Onboarding-Prozess. Dieser Prozess ist oft vernachlässigt und der Start für beide Seiten häufig holprig: PC nicht angeschlossen, Schulungen nicht terminiert, Firmenwagen nicht vor der Tür, etc.. Um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können, müssen alle relevanten Abteilungen wie zum Beispiel Fuhrpark und interne IT berücksichtigt werden. Hier können Workflows etabliert werden, so dass keine der Abteilungen vergessen und notfalls ein Eskalationsplan angestoßen werden kann.

Und dann gehen alle relevanten Dokumente zu einem Mitarbeiter in eine digitale Personalakte über?

 

Genau, sobald der Onboarding-Prozess erfolgreich beendet ist, geht die Bewerberakte in die digitale Personalakte über. Das Führen elektronischer Personalakten birgt weit mehr Vorteile als die Einsparung von Lagerplätzen. Relevante Dokumente wie Lebenslauf, Arbeitsvertrag, Schulungsnachweis etc. werden in einer übersichtlichen Mappenstruktur abgelegt und sind index- und volltextbasiert recherchier- und auffindbar.

Nur Berechtigte können die Personalakte eines Mitarbeitenden einsehen. Anderen Kollegen wird der Zugang verwehrt, so dass der gesetzlich vorgeschriebene Datenschutz gewährleistet ist.


Demnach hat sich das Onboarding zu einem eigenständigen HR-Prozess entwickelt. Wie aber sieht der Offboarding-Prozess aus?

 

Für Bewerber zählt oftmals nicht nur der erste Eindruck, sondern auch der letzte. Das bedeutet für das Unternehmen, auch diesen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten und weitestgehend zu automatisieren. Zusätzlich muss sichergestellt sein, dass alle Bewerberdaten ordnungsgemäß gelöscht werden.

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Vielen Dank für den spannenden Blick hinter die Kulissen. Wir nehmen also mit, dass eine vollständige Prozessautomatisierung nicht nur die Abläufe effizient und fehlerfrei darstellt, sondern noch dazu Ressourcen einspart und letzten Endes auch ein Aushängeschild für potentielle Bewerber ist.

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