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Einfache Theorie, herausfordernd in der Praxis?

Der Weg zur Optimierung von Geschäftsprozessen

09. August 2022 |  Allgeier inovar

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Irgendwie laufen die Prozesse, Geschäftsführung und Mitarbeitende sind routiniert, Abläufe gehen leicht von der Hand und keiner hat so richtig Zeit, das Konstrukt zu hinterfragen. Dabei liegt in der Optimierung von Prozessen viel Potenzial für Unternehmen. Welche Vorteile die Prozessoptimierung mit sich bringt und wie Sie Veränderungen in Ihrer Firma reibungslos etablieren können, analysieren wir für Sie im folgenden Beitrag.

Was genau verbirgt sich eigentlich hinter dem Begriff Geschäftsprozess? Der Geschäftsprozess ist eine Verkettung verschiedener Tätigkeiten, die inhaltlich voneinander abgegrenzt sind, gemeinsam aber ein bestimmtes Ergebnis erzielen sollen. Dabei findet ein Geschäftsprozess in der Regel auf mehreren Geschäftsebenen bzw. abteilungsübergreifend statt, sodass es besonders wichtig ist, dass jeder Beteiligte genau weiß, wann was zu tun ist. Hinzukommt, dass die Abläufe eines jeden Prozesses dokumentiert werden und so für jeden Beteiligten leicht nachzuvollziehen und anzuwenden sind.

Durch die Tatsache, dass einmal definierte Geschäftsprozesse immer wiederkehrend ablaufen, bieten sie für Unternehmen Sicherheit im Arbeitsalltag. Es gibt jedoch auch hier Risiken: Geschäftsprozesse sind selten ohne regelmäßige Optimierungen auf Dauer effektiv. Da stellt sich die Frage: Warum wird oft nicht direkt mit entsprechenden Anpassungen reagiert? Die Antwort ist einfach: Weil die Nutzung von Geschäftsprozessen, die einmal zufriedenstellend definiert wurden, einfach ist und Optimierungsmaßnahmen Zeit und Ressourcen beanspruchen. Dabei ist ein guter Geschäftsprozess nur dann gut, wenn erl regemäßig auf Verbesserungsmöglichkeiten geprüft wird.

Die fortlaufende Optimierung von Prozessen bringt viele Vorteile mit sich:

  • Effizienter Einsatz von Ressourcen
  • Verkürzte Durchlaufzeiten
  • Geringe Fehlerquellen
  • Qualitätssteigerung
  • Kosteneinsparung
  • Schnelle Umsetzung neuer Strategien
  • Höhere Kundenzufriedenheit

Eine fest eingeplante und regelmäßige Prozessoptimierung stellt darüber hinaus sicher, dass sämtliche Arbeitsschritte innerhalb des Geschäftsprozesses optimal auf definierte Unternehmensziele einzahlen, sodass maximale Effektivität erreicht wird.

In der Theorie klingt es immer einfach – um auch in der Praxis erfolgreich in der Prozessoptimierung zu sein, gilt es einige Faktoren mit einzubeziehen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie besonders achten sollten.

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Mitarbeitende mit einbeziehen

In Unternehmen funktionieren Prozesse besonders gut, wenn alle Beteiligten die Abläufe verinnerlicht haben und routiniert im Umgang mit ihnen sind. Sollen nun die Prozesse angepasst werden, wird die gewohnte Routine eher zum Hindernis. Deshalb ist es hilfreich, betroffene Führungskräfte und wichtige Schlüssel­personen in die Ist-Analyse und die Optimierungsplanung mit einzubeziehen. So kann die Erfahrung und das Expertenwissen zum einen mit in die Optimierung einfließen, zum anderen wird erreicht, dass sich die Mitarbeitenden durch persönliches Mitwirken besser mit den Neuerungen identifizieren können.

Gezielte Kommunikation zu Änderungen

Anstehende Neuerungen können zu Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden führen, besonders wenn nicht rechtzeitig darüber informiert wird. Um Flurfunk und Halbwahrheiten zu vermeiden, sollte ein Kommunikations­konzept eingeplant werden, in dem festgelegt wird, wer zu welchem Zeitpunkt welche Information an die Belegschaft weitergibt. Fühlen sich alle Mitarbeitenden zu Prozessänderungen abgeholt, können Produktivitäts- und Motivationseinbußen vermieden werden.

Prozessdenken auch in Unternehmenskultur

Das prozessorientierte Denken und Handeln fordert in vielen Unternehmen einen Wandel der Unternehmenskultur. Bei einer Veränderung der Unternehmenskultur spielen vor allem die Führungskräfte eine zentrale Rolle, weil sie ihren Mitarbeitenden die Kultur vorleben und als Leitbild dienen sollten. Durch entsprechende Maßnahmen sollte sich der Wandel der Unternehmenskultur im Handeln der Führungskräfte widerspiegeln, um sich im Unternehmen zu etablieren.

Mit der Optimierung auch die Digitalisierung der Prozesse vorantreiben

Sollten Sie sich einmal für die Optimierung der Unternehmensprozesse entschieden haben, ist es empfehlenswert auch direkt die Digitalisierung derer anzustoßen. Doch was bedeutet Prozessdigitalisierung genau? Bislang analog vorliegende Informationen werden digital bereitgestellt und Arbeitsschritte künftig digital ausgeführt. Das bekannteste Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Hier wird die Information (das Papierdokument) durch Scannen digitalisiert. Ein geeignetes Tool prüft und verarbeitet die Rechnung digital.

Hierfür gilt es zuerst die vorhandenen Prozesse zu definieren und jeweils voneinander zu trennen. So lässt es sich leichter feststellen, welche Vorgänge digitalisiert und welche vielleicht noch besser analog weiterlaufen sollen. Mit der richtigen Digitalisierungsplattform lässt sich dann Schritt für Schritt die Digitalisierung der Prozesse umsetzen.

Haben Sie sich für die passende Software entschieden? Dann kann es losgehen: Mit Allgeier inovar setzen Sie bei der Prozessdigitalisierung auf die Ich-Perspektive der Mitarbeitenden. Die Prozessmodellierung basiert also auf deren individuellen Arbeitsschritten und zwingt sie nicht in eine vorgegebene Struktur. Die Prozesse passen sich nicht mehr den Möglichkeiten der IT an, sondern die Beteiligten beschreiben aus Businesssicht, wer mit wem wann zu kommunizieren hat und welche Dienste sie dafür benötigen. Individuelle Ad-hoc- und Kreativ-Prozesse können selbst im laufenden Prozess, sprich in Echtzeit, in die zentrale IT-Landschaft integriert werden – für eine prozessorientierte, agile, von Veränderung lebende Kollaboration.

Wieder hört sich die Theorie leichter an als die Praxis. Doch mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite können Sie die Potentiale der Prozessoptimierung und -digitalisierung voll ausschöpfen und Ihre Zeit wieder sinnvoll einsetzen.

Mehr Infos über unsere Digitalisierungsplattform metasonic® finden Sie auch in unserer Broschüre:

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