Eigentlich kaum vorstellbar, mit wie vielen geschäftlichen Dokumenten ein Unternehmen täglich hantieren muss. Ob Arbeitsverträge in der Personalabteilung, Bestellungen und Lieferantenverträge im Einkauf, Angebote und Kaufverträge im Vertrieb oder schlicht Mietverträge – all diese Dokumente müssen nicht nur gemanaged werden, sie müssen auch freigegeben und unterschrieben werden. Ein unglaublicher Aufwand und Zeitfresser. Die Lösung: die elektronische Signatur! Mit der elektronischen Signatur lassen sich die Vorzüge des elektronischen Datenaustauschs nutzen und gleichzeitig ein Dokument erstellen, dass dem Urheber fälschungssicher zuzuordnen ist.

Doch was genau ist die elektronische Signatur, was macht sie zu einem sicheren Element und wie kann eine technische Umsetzung aussehen? Wir haben dazu mit unserem Geschäftsführer, Sebastian Hegner, gesprochen und erfahren, dass die elektronische Signatur aus der heutigen Geschäftswelt eigentlich nicht mehr wegzudenken ist.

Sich von der händischen, manuellen Unterschrift zu trennen, fällt einigen Unternehmen sicherlich schwer. Stolpersteine wie Rechtssicherheit, DSGVO und Fälschungen kommen einem da in den Kopf. Was genau ist denn die elektronische Signatur und was macht sie vertrauenswürdig?

Eine elektronische Signatur ist eine besondere Art der elektronischen Unterschrift, die den höchsten gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine beglaubigte Zuordnung der Identität des Unterzeichners ermöglicht.

Warum ist sie vertrauenswürdig? Die eIDAS-Verordnung regelt und definiert EU-weit Vertrauensdienste wie beispielsweise die elektronische Identifizierung und elektronische Transaktionen über qualifizierte Vertrauensdienste-Anbieter. Diese Anbieter müssen ihre Konformität gemäß der eIDAS-Verordnung nachweisen und werden erst dann durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) qualifiziert.

Es wird in einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur unterschieden.

Kannst Du diese Signaturlevel einmal näher erklären?

Generell können Unternehmen individuell entscheiden, welches Signaturlevel genutzt wird. Die einfache elektronische Signatur (SES) stellt keinen sicherheitsrelevanten Mehrwert für Unternehmen dar und unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO). Sie ist leicht zu fälschen und der Unterzeichnende muss keine nachgewiesene natürliche Person sein.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) unterliegt ebenfalls der freien richterlichen Beweiswürdigung und stellt die Integrität des Dokumentes durch ein Zertifikat sicher (§ 286 ZPO). Sie basiert auf einem Schlüsselpaar, welches einer Person eindeutig zugeordnet werden kann. Diese Art und Weise der Identitätsprüfung ist transparent und kann von jedem nachvollzogen werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QeS) ersetzt die gesetzliche Schriftform und ist daher mit der handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen (§ 126, 126a BGB). Sie kommt also besonders dann zum Einsatz, wenn eine vertragliche oder gesetzliche Schriftformerfordernis erforderlich ist.

Was sind die Vorteile der elektronischen Signatur?

Grundsätzlich löst die elektronische Signatur einen weiteren Verwaltungsprozess ab. Das bedeutet, dass sie Unternehmensprozesse beschleunigt, Ressourcen und Umwelt schont. Unternehmen können wichtige Dokumente in Echtzeit unterschreiben, abschließen und gleichzeitig die Rechtsgültigkeit und den Datenschutz wahren.

Ob im Büro, von unterwegs oder im Homeoffice spielt dabei keine Rolle: Mit einer webbasierten Plattform haben sie die Möglichkeit, mehrere Signaturen auf einem Dokument zu platzieren. Unabhängig davon, ob die Empfänger innerhalb des Unternehmens tätig sind oder es sich um externe Geschäftspartner, neue Mitarbeitende, Kunden oder Interessenten handelt. Der Empfänger wird automatisch per E-Mail benachrichtigt und kann seine elektronische Unterschrift auf dem Dokument über die Weboberfläche einfach und intuitiv platzieren.

Unsere Signaturlösung metasonic® sign liefert genau das und ist deshalb eine optimale Ergänzung zum Vertragsmanagement, um den Aufwand und die Kosten so gering wie möglich zu halten.

Wie empfiehlst Du die technische Umsetzung?
 

Neben der Prozessautomatisierung ist es essenziell, auf die Sicherheit zu achten. Hier bringt unsere Signaturlösung metasonic® sign beides mit: Sie basiert auf einer Eigenentwicklung, die vollständig in Deutschland entwickelt und in deutschen Rechenzentren betrieben wird und ist damit eine sichere Alternative zu den amerikanischen Anbietern. Die Lösung bietet höchste Sicherheitsstandards und vollständige DSGVO-Konformität für den Signaturprozess. metasonic® sign wird von einer leistungsstarken Process Engine gestützt, die es ermöglicht, den Signaturprozess individuell nach Kundenanforderungen anzupassen.

Ein weiterer Vorteil von metasonic® sign: Es ist keine Installation und keine Hardware notwendig. Der sichere Zugang als Cloud-Lösung erfolgt über die Web-Plattform.

Vielen Dank Sebastian, wir halten also fest, dass die elektronische Signatur gerade die Prozesse rundum das Vertragsmanagement oder auch HR- und Personalmanagement beschleunigt, Ressourcen schont und dabei unterstützt, Fristen einzuhalten.