Neue Möglichkeiten mit KI: Dokumentenmanagement-Systeme der Zukunft

Künstliche Intelligenz beeinflusst mittlerweile fast alle Bereiche der Wirtschaft und des täglichen Lebens – doch wie sieht es im Umgang mit Dokumenten aus? Im heutigen Interview mit Sebastian Hegner, Geschäftsführer bei Allgeier inovar, geht es um die Auswirkungen der Künstlichen Intelligenz auf das Dokumentenmanagement in Unternehmen. Wir beleuchten, wie die Integration von KI in Dokumentenmanagement-Systemen die Arbeitsabläufe beeinflusst und welche Chancen sich daraus ergeben. Außerdem geben wir einen Ausblick, wie metasonic® für die Nutzung mit KI geeignet ist und welche Mehrwerte diese Kombination verspricht.

Wie beeinflusst der zunehmende Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in Unternehmen den Umgang mit Dokumenten?

Der zunehmende Einsatz von KI hat einen großen Einfluss, vor allem auch in Hinblick auf die Nutzung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Durch die Integration von KI-Technologien können DMS effizienter Dokumente erfassen, klassifizieren und analysieren. KI-gestützte Funktionen wie z. B. automatische Texterkennung oder Inhaltsanalysen verbessern die Datenextraktion und ermöglichen eine präzisere Dokumentenidentifizierung. Dadurch werden Arbeitsabläufe optimiert, Fehler minimiert und Nutzer erhalten schnellen und umfassenden Zugriff auf die gewünschten Informationen.

Welche Voraussetzungen muss ein DMS erfüllen, damit mithilfe von KI aus den Daten umfassende Informationen geliefert werden können?

Zunächst einmal ist eine zuverlässige Erfassung und Speicherung der Daten des gesamten Unternehmens von entscheidender Bedeutung, quasi ein zentrales Archiv. Das DMS sollte in der Lage sein, eine Vielzahl von Dateiformaten und Datenquellen zu verarbeiten, einschließlich Textdokumenten, Bildern und E-Mails. Dafür müssen Schnittstellen zu den im Einsatz befindlichen CRM-, ERP- und E-Mailsystemen gegeben sein.

Darüber hinaus sollte das DMS über leistungsfähige Such- und Analysefunktionen verfügen. Eine intelligente Suchfunktion ermöglicht es den Benutzern, schnell und präzise nach bestimmten Informationen zu suchen. Analysefunktionen wiederum ermöglichen es, Trends zu erkennen, Muster zu identifizieren und Einblicke aus den gespeicherten Daten zu gewinnen.

Weitere wichtige Aspekte sind Sicherheit und Datenschutz. Durch Sicherheitsmechanismen kann die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten gewährleistet werden.

Kann ein DMS nicht auch ohne den Einsatz von KI den gleichen Mehrwert bieten?

Natürlich bietet ein DMS auch ohne Unterstützung von KI erhebliche Mehrwerte. Neben den Archiv-Funktionen ermöglicht es die zuverlässige Erfassung, Speicherung und Organisation von Dokumenten. Zusätzlich bietet ein DMS Funktionen wie Versionierung, Zugriffssteuerung und Workflow-Management, die die Effizienz der Arbeitsabläufe verbessern und die Zusammenarbeit erleichtern.

Der Einsatz von KI bietet jedoch neue zusätzliche Möglichkeiten, die Unternehmen den entscheidenden Schritt voranbringen können. KI ermöglicht eine automatisierte Analyse und Klassifizierung von Dokumenten, was die Genauigkeit und Effizienz nochmal erhöht. Intelligente Suchalgorithmen verbessern die Relevanz der Suchergebnisse und ermöglichen eine schnellere Navigation durch große Datenmengen. Allgemein ermöglicht der Einsatz von KI eine noch effektivere Nutzung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines DMS und trägt so zur Optimierung von Arbeitsprozessen und zur Steigerung der Produktivität bei. So entsteht ein intelligentes Wissensmanagement auf Basis eines gut strukturierten und gepflegten DMS.

Einen Schritt weitergedacht: Siehst du in der schnellen Entwicklung der KI eine Gefahr für den Bedarf an DMS-Software in der Zukunft?

Ganz im Gegenteil. Dokumentenmanagement-Systeme sind durch die Erweiterung um KI-Möglichkeiten für Unternehmen mehr wert und wichtiger denn je. Denn hier liegen ja bereits gut strukturiert und von der KI durchsuchbar Informationen und Daten vor. Und ohne Informationen ist KI wiederum wenig wertschöpfend.

Inwiefern ist metasonic®, die DMS-Lösung von Allgeier inovar, für die Nutzung mit KI in Unternehmen geeignet?

metasonic® bietet bereits Möglichkeiten zur sehr strukturierten Ablage und revisionssicheren Archivierung von Dokumenten. Außerdem verfügen wir über eine große Bandbreite an Schnittstellen, womit dann auch Informationen aus anderen im Unternehmen befindlichen Systemen gespeichert und entsprechend gesucht und gefunden werden können. Die Volltextsuche wurde mit unserem kürzlich eingeführten Capture 5.0 um erste KI-Ansätze erweitert. Wir sind also dabei, KI nach und nach in metasonic® zu integrieren, um unseren Kunden eine noch leistungsfähigere und intelligentere Plattform zu bieten, die ihre Anforderungen an Effizienz, Genauigkeit und Innovation erfüllt.