21. Juni 2022 | Allgeier inovar
Die Arbeitsgestaltung wird immer flexibler. Ob Homeoffice oder mobiles Arbeiten spielt dabei fast keine Rolle. Denn wichtig ist, dass der Arbeitnehmer von überall und jederzeit Zugriff auf seine Dokumente hat. Doch was genau ist eigentlich der Unterschied zwischen diesen Arbeitsmodellen und worauf kommt es dabei an? Wir haben dazu mit unserem Experten für Prozessdigitalisierung und mobiles Arbeiten, Hendrik Hachmann, gesprochen.
Hallo Hendrik, kannst Du uns zuerst einmal den Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten erklären?
Die Bedeutung dieser zwei ist auf den ersten Blick sehr ähnlich. Dennoch gibt es einen wichtigen Unterschied. Mobiles Arbeiten ist die ortsungebundene Arbeit an Projekten. Ob im Zug, auf der Baustelle oder auf der Autobahn – mobiles Arbeiten ermöglicht maximale Flexibilität nicht nur für die Angestellten. Denn gerade geschäftsführende Personen, die beispielsweise von unterwegs eine Rechnung freigeben müssen, können so effizient und optimal jederzeit Einblick in alle Projekte und Prozesse erhalten.
Im Gegensatz zum mobilen Arbeiten ist der Arbeitsort beim Homeoffice-Modell klar definiert, nämlich das eigene Zuhause und per Gesetz geregelt. Das Unternehmen stellt die benötigte Büroausstattung zur Verfügung.
Natürlich gelten für beide Varianten das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz.
Obwohl noch nicht gesetzlich definiert, scheint das mobile Arbeiten auf dem Vormarsch zu sein. Was sind die Vorteile dieser Arbeitsweise?
Neben der Tatsache, dass die Effizienz und Produktivität der Mitarbeitenden gesteigert wird, wird auch die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Denn der Arbeitsalltag kann flexibel gestaltet werden und somit können Familie und Beruf besser unter einen Hut gebracht werden. Das steigert die Motivation und Leistungsbereitschaft für das Unternehmen zu arbeiten.
Das Unternehmen wiederum hat mit dem Angebot des mobilen Arbeitens nicht nur die Chance das Arbeitgeberimage zu verbessern, sondern auch die Bindung der Mitarbeitenden zum Unternehmen zu stärken.
Hat sich das Unternehmen einmal für mobiles Arbeiten entschieden, wie sieht die Implementierung in der Praxis aus?
Wie gesagt, muss bei dieser flexiblen Arbeitsweise gewährleistet sein, dass der Mitarbeitende jederzeit und von überall Zugriff auf alle für ihn relevanten Dokumente hat. Natürlich müssen auch verschiedene Workflows, wie beispielsweise Rechnungsfreigaben oder Vertragsprüfungen, von unterwegs umgesetzt werden können. Für den idealen Überblick, auch mobil, sorgen daher digitale Informationsplattformen wie metasonic®.
Die Plattform ermöglicht unter anderem das Scannen von Dokumenten von unterwegs. Durch die Capture-App werden im Hintergrund die Geo-Daten mit Google abgeglichen. Das hat zur Folge, dass das System erkennt, bei welchem Kunden der Mitarbeitende gerade ist und schlägt demnach einen Ablageort für die Dokumente bzw. das Projekt ab. Natürlich können aber auch Favoriten hinterlegt werden. So lässt sich auch außerhalb des Büros schnell auf Kundenanfragen reagieren und der Kundenservice verbessern.
Wie schätzt Du die Sicherheit der Kommunikation und der Daten bei Mobilem Arbeiten ein?
Datensicherheit und der Datenschutz stehen immer im Fokus. Auch wenn eine sichere Verbindung über ein Virtual Private Network (VPN) nicht möglich ist, garantiert die Plattform einen sicheren und von außen geschützten Zugriff auf die Daten: So wird die Kommunikation zwischen Endgerät und dem Firmenstandort über eine verschlüsselte Kommunikation sichergestellt, die das Abgreifen von Daten verhindert.
Vielen Dank Hendrik, zusammenfassend bringt mobiles Arbeiten viele Vorteile sowohl für Arbeitgeber und Arbeitnehmende. Unternehmen sollten sich vorher ausreichend informieren, wie sie das flexible Arbeiten in der Praxis umsetzen, um Zugriff auf und Sicherheit von Dokumenten rund um die Uhr gewährleisten zu können.
Hier finden Sie weitere Informationen:
Informationen zu der Digitalisierungsplattform metasonic®
Webcast zu Digitalem Vertragsmanagement
