Die „Must-Have-Features“ einer modernen Business-Plattform
22. September 2022 | Allgeier inovar
Rechnungen, Verträge, Gehaltsnachweise und noch vieles mehr: Die Zahl der analogen wie digitalen Unterlagen, die Unternehmen heutzutage bearbeiten und archivieren müssen, nimmt kontinuierlich zu. Was hier hilft? Eine Business-Plattform, die sämtliche geschäftliche Dokumente, Informationen, Dateien sowie das Zusammenarbeiten ohne Medienbrüche in nur einer Anwendung bündelt – eine „All-in-One“-Lösung.
Wir zeigen Ihnen, welche Features relevant sind, um der stetig steigenden Zahl an Geschäftsdaten und -unterlagen optimal Herr zu werden und so Zeit sowie Kosten zu sparen.
Rechnungsverarbeitung
Unternehmen verarbeiten täglich eine Vielzahl an Rechnungen – und das in den unterschiedlichsten Formaten. Die Optimierung der Rechnungsverarbeitung und die Automatisierung der Arbeitsschritte reduzieren sowohl Arbeitsaufwand als auch Kosten.
Vorteile:
- Skalierbarkeit und Beschleunigung
- Mehr Transparenz und Kontrolle
- Kostenersparnis
Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement beinhaltet zahlreiche Schritte: von der Erstellung und Verhandlung über Freigabe, Unterschrift bis zur Archivierung. Mit einem digitalen Vertragsmanagement ist die Kontrolle über Fristen und Inhalte zu jeder Zeit gegeben.
Vorteile:
- Transparente, strukturierte und rechtskonforme Vertragsverwaltung
- Zentrale Ablage sämtlicher Vertragsinformationen
- Einfache Verwaltung von Fristen, Laufzeiten und Inhalten
Prozessmanagement
Das Prozessmanagement umfasst die Planung, Durchführung, das Controlling sowie die Optimierung von Unternehmensprozessen. Eine moderne Business-Lösung unterstützt dabei, die digitale Modellierung von Geschäftsprozessen einfach und effizient zu gestalten.
Vorteile:
- Transparente und nachvollziehbare Informationsflüsse
- Definierte Verantwortlichkeiten
- Ineinandergreifende Schnittstellen
Dokumenten- und Informationsmanagement
Analoge und digitale Informationen zu vereinen ist eine Hauptanforderung an eine moderne Business-Plattform. Beim Dokumentenmanagement liegt der Fokus darauf, für klare Strukturen, kollaboratives Arbeiten, automatische Ablage und sichere Archivierung zu sorgen.
Vorteile:
- IT-gestütztes, papierloses Informationsmanagement
- Hohe Transparenz
- Optimierung von Workflows und des Informationsflusses im Unternehmen
E-Mail-Management
Das E-Mail-Management ist ein wichtiger Faktor, um geschäftliche Kommunikationen rechtssicher zu archivieren, den Mailserver nachhaltig zu entlasten und die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Geschäftspartnern zu vereinfachen.
Vorteile:
- Permanenter Zugriff auf E-Mail-Bestand
- Gesetzeskonforme Archivierung und Einhaltung rechtlicher Vorgaben
- Volltextsuche, auch über Anhänge
HR-Management
Ein strukturiertes und effektives Arbeiten im Personalwesen ist heute wichtiger denn je. Personalbedarfsplanung, Bewerberprozess, Personalmanagement, On-/Offboarding-Prozess und digitale Personalakte sind wichtige Faktoren, die über die Business-Plattform abgebildet werden sollten.
Vorteile:
- GoBD-konform & DSGVO-sicher
- Gemeinsames Arbeiten und modernste Prozesssteuerung
- Einheitliche Berechtigungsstrukturen & flexible Anpassung der Oberfläche
Mobiles Arbeiten
Mitarbeitende können von unterwegs bequem Akten und Verträge einsehen, Dokumente abrufen oder ihre E-Mails checken. Zeitunabhängig und ortsunabhängig – für eine schnellere Reaktion und erhöhte Produktivität.
Vorteile:
- Mobiles Arbeiten per App, immer und überall
- Suchen, erstellen, prüfen und entscheiden – alles von unterwegs – 24/7
- Hohe Datensicherheit durch SSL/TLS-Verschlüsselungstechnik
Alle Features in einer Plattform: metasonic®
Die Digitalisierungsplattform metasonic® von Allgeier inovar vereint die relevanten Features in nur einer Anwendung. metasonic® bietet überall dort digitale Unterstützung an, wo Informationen in Form von Daten und Dokumenten ein- oder ausgehen, geteilt oder archiviert werden. Die vielfältigen Applikationen decken alle relevanten Geschäftsprozesse für ein lückenloses digitales Dokumenten- und Informationsmanagement ab. Das persönliche Informations- und Arbeitsdashboard sorgt dabei für eine optimale aufgabenorientierte Bedienung.
