Auch für die Digitalisierung zählt der ganzheitliche Gedanke. Denn eine effiziente Digitalisierungsstrategie wird nicht nur in einer Abteilung umgesetzt, sondern im gesamten Unternehmen etabliert. Durch verschiedene Module kann diese zielführend umgesetzt werden.
Einer der wichtigsten Bausteine ist das digitale Vertragsmanagement, was zu einem erheblichen Einsparungspotenzial an allen Ecken führen kann. Wir haben dazu mit unserem Experten Hendrik Hachmann gesprochen.
Warum ein digitales Vertragsmanagement?
Ein digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen über den gesamten Zyklus der Vertragsphasen hinweg und erleichtert die Genehmigungsprozesse ungemein. Das Vertragsmanagement stellt beispielsweise alle Vertragslaufzeiten und die entsprechenden Konditionen der Verträge auf einen Blick dar. Das Unternehmen erhält so schnell und transparent einen umfänglichen Überblick dank effizienten Filterungs- und Suchfunktionen. Hinzukommt, dass durch die Prozessautomatisierung keine Kündigungsfristen mehr verpasst werden können. So lassen sich bis zu 75% der Vorgangskosten einsparen.
Viel Zeit benötigt erfahrungsgemäß auch der Freigabeprozess eines Dokumentes mit der dazugehörigen Unterschrift. Durch die elektronische Signatur brauchen wir keinen Stift und kein Papier mehr.
Ich kann also einfach und mit einem Klick zwischen den Debitoren- und Kreditorenverträgen und beispielsweise der Geheimhaltungsklausel hin- und herspringen. Gemeinsam mit der tagesaktuellen Übersicht also eine echte Arbeitserleichterung.
Nun hat ein Unternehmen unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlichen Workflows. Benötige ich dann nicht weitere Module, um meine Unternehmensprozesse erfolgreich zu automatisieren?
Ja! Wenn das Unternehmen komplett von Papier wegmöchte, benötigt es mehrere Module. Gerade Prozesse und Workflows werden individuell zugeschnitten und das bedarf mehrerer Bausteine, um diesen gerecht zu werden.
Hinzukommt, dass die Prozesse zunehmend dezentraler gestaltet werden. Wie können die Unternehmensbedürfnisse am besten berücksichtigt werden?
Am effektivsten ist der Zugriff auf eine Informationsplattform, die die wichtigsten Informationen, Dokumente und Prozesse für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung bündelt – revisionssicher und rechtskonform. Denn Ziel ist es ja das gesamte Unternehmen mit allen Standorten zu digitalisieren und nicht nur einzelne Abteilungen. Das Vertragsmanagement ist demnach nur ein Teil von dieser Plattform.
Zusätzlich reduziert das Unternehmen natürlich die Beschäftigung mehrerer Dienstleister und kann die Kommunikation auf einen konzentrieren. Was den Alltag ungemein erleichtert! Auch für die Anwender ist eine einheitliche Plattform von Vorteil, denn sie müssen sich nur an eine Oberfläche gewöhnen.
Welche Module sind für die erfolgreiche Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie relevant?
Generell lassen sich die Module individuell auf die Unternehmensbedürfnisse anpassen. Im Grunde müssen neben dem Vertragsmanagement alle relevanten Bausteine wie Rechnungsverarbeitung, HR- und Personalmanagement, mobiles Arbeiten, Fahrzeugmanagement, digitale Postverteilung abgebildet werden.
Die Plattform muss nicht in Gänze genutzt werden, sondern wird vielmehr individuell an die Unternehmensprozesse angepasst. Bedarfsgerecht, nutzerorientiert und zukunftsweisend: Viele Unternehmen starten beispielsweise in der Finanzbuchhaltung und bauen darauf auf.
Vielen Dank für das Interview, Hendrik. Wir nehmen also mit, dass eine Plattform dem Unternehmen nicht nur zu einer erfolgreichen Digitalisierung verhelfen kann, in dem sie u.a. Informationen, Prozesse und Module bündelt. Sie ist auch bedarfsgerecht und anwenderfreundlich aufgebaut.
Mehr zu den Themen Vertragsmanagement und Eingangsrechnungsverarbeitung gibt es in unseren neuen Webcasts mit Hendrik Hachmann.
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