Anwender können aus metasonic® sign heraus einen elektronische Signatur-Prozess auf ein beliebiges Dokument starten. Dabei können neue Dokumente einfach per Drag and Drop hochgeladen werden oder bereits vorhandene Dokumente aus dem Archiv ausgewählt werden.

Der Anwender hat die Möglichkeit, eine oder mehrere Personen auszuwählen, die das Dokument signieren sollen. Es können interne und externe Personen gewählt werden. Dabei kann für jedes Dokument das Signaturlevel definiert werden (einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur).

Für die Signatur einer internen Person wird das Dokument automatisch mit allen Dokumentinformationen, an die in metasonic® hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Soll das Dokument extern unterzeichnet werden, muss der Anwender den Namen, eine E-Mail Adresse und eine Position angeben, das Dokument wird dann an die angegebene E-Mail Adresse versendet.

Der Empfänger bekommt einen Link per E-Mail mit Bitte zum Signieren. Diese E-Mails können individuell konfiguriert und auf das Unternehmen angepasst werden.

Klickt der Empfänger nun auf den Link, öffnet sich das Dokument im Browser und er hat die Möglichkeit, dieses an einer beliebigen Stelle zu signieren.  

Hat der Empfänger seine digitale Unterschrift platziert, wird das Dokument im Hintergrund elektronisch verschlüsselt. Auch visuell wird eine Unterschrift mit der Position und einem Zeitstempel im Dokument angezeigt.  

Das unterschriebene Dokument kann einerseits automatisch in metasonic® archiviert werden, andererseits bekommt der Ersteller des Prozesses die Information, dass das Dokument erfolgreich unterschrieben wurde.