Leistungsbeschreibung

• Einführung

  Das Vertragsmanagement Lösungspaket (metasonic® direct | contract) bietet eine umfassende Funktionalität zur effizienten Verwaltung von Verträgen. Es umfasst eine digitale Akte für Verträge, einen Erstellungsworkflow inklusive Vorlagenmanagement, einen Workflow für Vertragsfreigabe und eine Wiedervorlagefunktion, um den gesamten Vertragslebenszyklus zu unterstützen.

• Digitale Vertragsakte

  Die Lösung beinhaltet eine digitale Akte, in der Sie alle relevanten Informationen und Dokumente zu Ihren Verträgen speichern und verwalten können. Die Vertragsakte bietet folgende Funktionen:

  • Erstellung und Bearbeitung von Vertragsakten für einzelne Verträge
  • Speicherung und Organisation von Vertragsdokumenten, Anhängen und anderen relevanten Unterlagen
  • Verknüpfung von Metadaten zu jedem Vertrag, einschließlich Vertragspartnern, Vertragsart, Laufzeit, Kündigungsfristen usw.
  • Überwachung von wichtigen Terminen und Fristen im Zusammenhang mit den Verträgen
  • Sicherstellung der revisionssicheren Archivierung von Vertragsunterlagen

• Erstellungsworkflow und Vorlagenmanagement

  Der enthaltene Erstellungsworkflow ermöglicht eine strukturierte und standardisierte Erstellung von Verträgen. Hierzu gehören folgende Funktionen:

  • Verwendung von vorgefertigten Vertragsvorlagen, um die Vertragsdokumente effizient zu erstellen
  • Definition von Workflowschritten und Zuständigkeiten zur Überprüfung und Freigabe des Vertragsentwurfs
  • Automatische Generierung von Vertragsdokumenten aus Vorlagen unter Berücksichtigung von variablen Daten (z. B. Vertragspartner, Vertragsbedingungen)
  • Verfolgung des Fortschritts des Erstellungsworkflows und Anzeige von Kommentaren oder Anmerkungen der beteiligten Benutzer
  • Automatische Berechnung von Kosten und Fristen

• Workflow für Vertragsfreigabe

  Der Workflow für Vertragsfreigabe unterstützt den Genehmigungsprozess von Verträgen. Dies beinhaltet:

  • Definition der Verantwortlichkeiten und Genehmigungsstufen für die Vertragsfreigabe
  • Automatische Benachrichtigung der beteiligten Parteien über Verträge, die zur Freigabe anstehen
  • Möglichkeit zur Überprüfung, Bearbeitung und Genehmigung von Verträgen durch berechtigte Benutzer
  • Verfolgung des Freigabestatus und Anzeige von Kommentaren oder Anmerkungen der beteiligten Benutzer

• Wiedervorlagefunktion

  Die Wiedervorlagefunktion ermöglicht die rechtzeitige Überwachung und Einhaltung von Vertragsfristen und -terminen. Hierzu gehören:

  • Einrichtung von automatischen Erinnerungen für wichtige Vertragsereignisse (z. B. Verlängerung, Kündigung, Zahlungstermine)
  • Benachrichtigung der zuständigen Benutzer über anstehende Vertragsfristen
  • Im Workflow besteht die Möglichkeit, in einem Schritt zu entscheiden, ob der Vertrag automatisch verlängert, gekündigt oder manuell verlängert wird

• Benutzeroberfläche und Benutzerfreundlichkeit

  Das Vertragsmanagement Lösungspaket bietet eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, die es den Benutzern ermöglicht, schnell auf Verträge zuzugreifen, sie zu durchsuchen und zu verwalten. Die wichtigsten Funktionen sind übersichtlich angeordnet und leicht zugänglich, um die Effizienz und Produktivität der Benutzer zu steigern.