Vom Posteingang über die Erfassung und Ablage im Dokumentenmanagementsystem, die Übergabe der Daten an Ihr ERP-System bis hin zum Anstoßen des Genehmigungsworkflows: unsere Lösung für das Rechnungsmanagement metasonic® automatisiert Ihre gesamte Rechnungsverarbeitung von A bis Z.
So reduzieren Sie Arbeitsaufwand und Kosten, halten Zahlungsfristen ein und ziehen Skonti rechtzeitig ab – zuverlässig innerhalb geltender Gesetze und Datenschutzrichtlinien.
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Modul-Funktionen in der Übersicht
Zentrale Erfassung im Rechnungseingang
Eingehende Rechnungen, Papierbelege und elektronische Rechnungsdokumente werden im System zentral zusammengeführt. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um gescannte Papierrechnungen oder um elektronisch eingehende PDF-Rechnungen (z. B. ZUGFeRD) handelt. Dank der automatisierten Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen optimieren Sie einen Ihrer Kernprozesse und schaffen damit ein signifikantes Einsparungspotential.
- Flexible Anpassung der Oberfläche an die eigenen Bedürfnisse
- Überblick Rechnungsstatus und offene Aufgaben
- Zentrale Erfassung der Rechnungen, unabhängig vom Format
Automatische Datenerkennung – automatischer Abgleich
metasonic® untersucht die eingescannten Belege, erkennt automatisch alle buchungsrelevanten Daten und gleicht die Informationen mit bereitgestellten Daten ab. Dabei werden die Rechnungen geordnet und so aufbereitet, dass Sie in durch flexible Schnittstellen angebundene Systeme (z. B. ERP- bzw. andere Fremdsysteme) eingespeist werden können.
Dies ermöglicht eine automatisierte Verbuchung der Rechnungen und deren reibungslose Integration in die Zahlungssysteme.
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Flexible Anbindung an Fremdsysteme über OpenAPI-Schnittstelle
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Automatische Erkennung von Kopf-, Fuß- und Positionsdaten
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Keine Medienbrüche bei der Erfassung von Rechnungen
(analog / digital)
Effiziente Workflows für Prüfung, Freigabe & Archivierung von Rechnungen
Nachdem die Rechnungsprüfung abgeschlossen ist und die Freigabe sowie Abschlusskontierung erfolgt sind, werden die Originaldokumente unmittelbar nach dem Erfassen archiviert und dabei in einer lesbaren und sicheren Form gespeichert, die vor Manipulation geschützt ist. Dadurch gewährleisten wir nicht nur die Einhaltung rechtlicher Anforderungen, sondern auch die Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Finanzdaten.
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Automatisches Zuordnen von Rechnungen an definierte Mitarbeiter zur fachlichen Prüfung und Freigabe
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Einhaltung von Compliance- und Revisionsvorschriften
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Sichere Archivierung nach GoBD- und DSGVO-Richtlinien
Innovative Features: In 5 Schritten zum automatisierten Rechnungsmanagement
In fünf Schritten verarbeitet metasonic® Ihre Eingangsrechnungen, verbucht diese automatisch und stellt sie ins Zahlungssystem ein. Das funktioniert wie folgt:
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1. Rechnungseingang
Rechnungen, Papierbelege und elektronische Rechnungsdokumente werden im System zentral zusammengeführt.
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2. Scannen & Erfassen
Das System untersucht die eingescannten Belege, erkennt automatisch alle buchungsrelevanten Daten und gleicht die Informationen mit bereitgestellten Daten ab.
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3. Freiformbasierte Klassifikation & Extraktion von Kopf- und Fußdaten
Ihre Rechnungen werden geordnet und so aufbereitet, dass Sie in angebundene Systeme eingespeist werden können.
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4. Rechnungseingangsworkflow & Generierung von Buchungen
Sobald die Rechnungsprüfung, Freigabe und Abschlusskontierung abgeschlossen sind, erfolgt die automatisierte Verbuchung der Rechnungen über integrierte Schnittstellen zur Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme.
Anschließend werden sie in Zahlungssysteme eingestellt.
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5. Revisionssichere Archivierung
Das System archiviert alle Belege gesetzeskonform direkt nach dem Erfassen im Original, lesbar und sicher sowie vor Manipulation geschützt. Die Archivierungsfunktion gewährleistet so die sichere Aufbewahrung von Rechnungsdokumenten.
Durch die strukturierte Ablage und schnelle Zugriffsmöglichkeiten wird die Transparenz gefördert und die Verfolgung von Bearbeitungsschritten erleichtert – natürlich alles unter Einhaltung von Compliance- und Revisionsvorschriften.
Webinar: Digitales Rechnungsmanagement
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Welche Themen werden im Webinar behandelt?
>> Vielfältige Anforderungen an das Rechnungsmanagement
>> Ganzheitliches digitales Rechnungsmanagement
>> Nahtlose Integration in Bestandssysteme (Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP, FiBu etc.)
>> Live-Demo & Blick in die Software
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Mehr über die Vorteile und Ihre Möglichkeiten mit dem metasonic® Rechnungsmanagement erfahren Sie in unserer Broschüre. Oder Sie lassen sich unsere Lösung direkt in einer unverbindlichen Demo von unseren Experten zeigen!
Nahtlose Workflow-Integration für passgenaue Prozesse
Unsere hochmoderne Digitalisierungsplattform metasonic® ermöglicht die nahtlose Integration einer Vielzahl von ERP- und CRM-Systemen, einschließlich der Allgeier ERP-Branchenlösung syntona® logic.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, metasonic® reibungslos in die Microsoft- und SAP-Welt sowie in andere marktführende Anwendungen zu integrieren. Diese Integration wird erheblich durch die Verwendung der OpenAPI-Schnittstelle erleichtert.
Die Schnittstelle zu Systemen, wie zum Beispiel Microsoft Dynamics 365 Business Central, optimiert nicht nur Ihre Rechnungsprozesse, sondern eröffnet auch Chancen zur Integration weiterführender Geschäftsprozesse. Dabei legen wir besonderen Wert auf höchste Datensicherheit und skalierbare Leistungsfähigkeit.
Alles aus einer Hand mit Allgeier inovar
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Auf Ihrem Weg in die digitale Zukunft unterstützen wir Sie auch mit den passenden Managed Services für unsere Lösungen. Sie kümmern sich um Ihren Geschäftserfolg und wir kümmern uns um den Rest. Unsere Consultants und das Service-Team setzen für Sie den passenden Projektplan auf und begleiten Sie von der Planung über Go-Live bis zur Betreuung im Tagesgeschäft.
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✔ TÜV-geprüfte Datenarchivierung
✔ Flexible Schnittstellen-Technologie durch OpenAPI
✔ Revisionssichere Archivierung nach GoBD- und DSGVO-Richtlinien
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