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Allgeier inovar
Allgeier inovar
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Revisionssicher. Transparent. Strukturiert.
Informations- und Dokumentenmanagement

Papier war gestern – alle Informationen digital & strukturiert im Griff

Immer mehr Unternehmen erkennen vor dem Hintergrund eines steigenden Wettbewerbs- und Kostendrucks die Bedeutung eines strukturierten Informations- und Dokumentenmanagements. Neben den Mitarbeitenden sind Informationen die wichtigste Ressource. Täglich werden unzählige Daten, Informationen und Dokumente in unterschiedlichsten Formaten und unterschiedlichsten Medien – E-Mails, Briefe, PDF-Dateien etc. – erzeugt und bearbeitet.

Papier war gestern, heute managen Unternehmen Informationen, Dokumente, Akten und Daten vorrangig in elektronischer Form und bilden ihre Prozesse digital ab. Hier kommt es nun darauf an, die Informationen übersichtlich und effizient zu verwalten, sodass ein durchgängiges Informationsmanagement möglich ist. Für ein integriertes und durchgängiges Management von Daten setzen Unternehmen auf digitale Dokumentenmanagement-Systeme.

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Wie wäre es, wenn Sie alle wichtigen Dokumente an einem Ort hätten?

Die wichtigsten Merkmale eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sind Einfachheit, Sicherheit und Effizienz. Das standortunabhängige, webbasierte Arbeiten und eine einfache Bedienung fördern das schnelle und zielbewusste Arbeiten der Mitarbeitenden. Die Digitalisierungsplattform metasonic® speichert die Daten und die dazugehörenden, beschreibenden Informationen zentral und rechtskonform und stellt sie den Mitarbeitenden zur Verfügung.

Die leistungsstarke und modular aufgebaute Plattform bietet dem Anwender einen sicheren Zugriff auf Dokumente und Informationen – auch über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets. Suchen, erstellen, prüfen und entscheiden – alles unterwegs!
Alles aus einer Hand: Darüber hinaus bieten wir Ihnen unsere Lösungen auch in der speziell für die Anforderungen eines DMS konzipierten Allgeier inovar-Cloud an.

Ihre Vorteile mit dem Dokumentenmanagement von metasonic®

  • Finden Sie jederzeit schnell und einfach Ihre Daten und Dokumente

  • Skalierbare Lösung ohne kostspielige Veränderungen oder zeitaufwändige Schulungen

  • Gesetzeskonforme, sichere Erfassung, Verwaltung und revisionssichere Archivierung

  • Individuelle Berechtigungssysteme und flexible Anpassung der Oberfläche vereinfachen und beschleunigen das tägliche Arbeiten

  • Änderungen an einem Dokument werden vollständig protokolliert und bleiben nachvollziehbar

  • Arbeitsabläufe automatisieren und beschleunigen durch digitale Geschäftsprozesse

Highlights der DMS-Software mit metasonic®

  • Zentrale Plattform für Informationen & Dokumente
  • Moderne Benutzeroberfläche
  • Integrierte Vorschau von Dokumenten mit umfangreichen Annotationsoptionen
  • Beliebige Ablage- und Ordnerstrukturen, Vorlagenmanagement
  • Inhaltliche und formale Erschließung der Daten
  • Modernste Prozesssteuerung
  • Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben
  • Einheitliche Berechtigungsstrukturen
  • Flexible Anpassung der Oberfläche an die eigenen Bedürfnisse

Die Digitalisierungsplattform metasonic® unterstützt Sie bei der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie im Unternehmen, aufgrund der konsequenten Ausrichtung auf die Prozessunterstützung und Optimierung der einzelnen Phasen:

 
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1. Die Dokumentenerstellung

Kollaboratives Arbeiten über alle Bereiche in der Dokumentenerstellung z.B. mit Microsoft Office oder anderen Anwendungen und Werkzeugen. Automatisierte Dokumentenerstellung durch Dritt-Systeme, z.B. SAP, Microsoft Dynamics Business Central etc.

2. Die Prozessunterstützung und Bearbeitung

Arbeits- und Geschäftsprozesse werden dynamisch abgebildet. Die Arbeitsabläufe, Prozessteilnehmer, und Rollen werden parametrisiert. Die metasonic® Process Engine übernimmt den Transfer der Informationen, überwacht die Ausführungen und die Laufzeiten.

3. Die Informationsablage und Archivierung

Dauerhafte und sofortige revisionssichere Archivierung der Daten und Dokumente unter Einhaltung der geforderten Standards (z.B. GoBD, HGB und EU-DSGVO). Geräte- und standortunabhängige Verfügbarkeit der Daten und Dokumente.

Erfolgsgeschichten aus der Praxis!

 
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OneDMS – Dokumentenmanagement bei Vodafone

In einem langfristig angelegten Projekt für die Vodafone GmbH hat Allgeier inovar ein Archivsystem implementiert, das bisherige Altsysteme ohne Reibungsverluste ersetzt und rund eine Milliarde Dokumente effektiv bereitstellt. Entsprechend hat es sich das Vodafone-Management auch zu eigen gemacht und der Allgeier inovar Lösung einen internen Namen gegeben, der die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft erhöhen soll: OneDMS.

Zahlreiche Kunden vertrauen europaweit auf das Know-how von Allgeier inovar und sind von der Digitalisierungsplattform metasonic® überzeugt: Wir arbeiten branchenübergreifend und herstellerunabhängig. Für jeden unserer Kunden mit seiner eigenen Infrastruktur konzipieren wir sowohl standardisierte als auch individuelle Lösungen und Produkte, die ihre IT optimieren und gleichzeitig zukunftssicher sind. Und das mit besonderem Fokus auf Wirtschaftlichkeit, Innovation und Flexibilität.

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